随着双11的不断临近，不少卖家对筹划将至的速卖通双11大促惶恐不己，对大促备战计划一无所知，如何把控不同职能部门的具体工作安排和时间排布？如何让每个部门发挥最好的效用？
易贝兴电子商务有限公司总经理季惟然，以其多年的运营实战总结出发，为卖家做了如下细致的解析。
1、管理层
首先就双11的整体把握而言，季惟然认为任何一家外贸企业，都有必要在大促前3个月推行一个专门负责速卖通双11大促的主负责人，担当大促备战的总指挥官，把握双11员工启动大会。在他看来，负责人或公司集团领导可适当设置几次动员大会激励运营人员的备战热情。
2、商品部
在跨境电商的运营过程中，商品部门是首当其冲的职能机构，在备战速卖通双11的过程中，季惟然表示其对商品部的阶段性任务的完成情况尤为重视。针对预售产品和正式商品而言，所有商品部同事需要提前1-2个月，对双11商品活动进行商议、活动商品的价格表格以及货品结构、备货深度进行熟练掌握，安排双11商品拍摄计划和商品属性的核实。
临近大促活动前一个月（10月10日）左右，安排同事对双11优惠券进行确定，预留爆款库存用来应对换货以及大促过后引流的正常日销；在10月15日左右，需要对平台账号的品牌商品店铺进行分货，对全体运营人员进行专门的培训，重点强调商品尺码、商品材质的描述介绍；在10月25日对各平台商品进行移仓处理，注意应该正确把握移仓的时间节点和具体数据的准确性。
除了上述各时间节点的筹备工作之外，商品部同事还需要每天收集店铺商品数据，跟踪商品到货情况和库存数量，把控双11前平台价格的调整，确认平台价格不能低于双11期间的活动价格。
3、信息部
信息部的筹备工作具体可以从11月1号开始施行，具体而言，信息部的运营人员需要确保双11活动期间订单是否可以正常下载，库存是否运作正常；审单人员可及时审查订单；安排人员对双11活动当天有可能出现的停电、电脑故障等意外现状进行预演，防范于未然。
4、运营部&企划部
从7月25日起，季惟然就对整个双11的活动策划做了总体的筹备计划表，主要内容包括直通车、网红、分站、CRM、客服以及系列费用的预算等等；8月30日完成涵盖预售、正式购买在内的前提宣传造势和预热，计划爆发时间点活动、正常时间点活动和冲刺时间点活动；在10月15-20日期间，对包括自身店铺和速卖通平台官方活动进行大促前的培训预演，熟悉商品卖点，检查橱窗图片的更换、添加，以及库存、内页图片的检查。
同样的，运营部和企划部需要每天对双11预热活动报名、双11商品报名、群消息跟踪和双11代表国家的买家采购群体进行核实；及时跟进双11预热和正式销售期间，完善PC端、无线端免费资源位的申请；针对PC端和无线端的具体情况，做店铺首页装修和优化，做引导买家添加购物车的醒目指引，以及抢购公告、自助购物流程、活动介绍、突然情况通知以及banner图片的制作；在入口图测试、直通车图片设置、主推款详情页优化方面进行前期筹备计划。
5、美工部&摄影部
针对双11大促的备战计划而言，好的视觉体验是确保大促期间提升订单转化率的关键。他举例说道：“我们会提前准备冬靴创意入口图片的拍摄，提前做好新品上架内页方案和爆款主图的优化，可以多准备创意角度，这种情况下被达人选中的几率比较大，品牌和店铺的曝光才能有所增加。”
6、客服部
想必卖家都清楚，客服是衡量买家购买体验的一个重要因素。季惟然建议卖家的客服团队需要做好明确的计划分工，实现商品培训教学、店铺内容培训等基础的运营考核；提前确认追单人员的工作排布，安装各个电脑和笔记本的相关数字证书；对后台邮件数量做好心理准备，提前固定分流比例，及时安排和设置售前、售后客服的排班以及零时客服的增加；任命客服组长，主要负责各个客服小组的问题处理，实现快捷短语设置，自动回复等功能的设置。
7、退货仓库，财务和行政部门
安排具体的退换货人员分工，保证大促期间正常的退换货服务；可根据公司客服人员的实际情况安排兼职人员补充旺季大促的客服人员数量，做好兼职人员岗前培训和接待工作；施行客服配制管理，保证任何一个时间段内都有专门的负责工作人员。
8、物流部
预打包和后期发货对接时，负责双11仓库对接的人员需要额外注意；跟进物流供应商之间的联动合作。季惟然表示物流部其实可以与供应商进行“蹲点合作”，在确保快递公司人员和车辆安排及时、顺畅的前提下第一时间发货。
9、策划部
除了规划不同时间阶段整体的活动计划之外，策划部需要就所有的宣传渠道做最大程度的宣传造势，与粉丝、客户互动对接，实现店铺和品牌的最大曝光。
10、CRM部
对店铺的新老客户和买家进行细分排组，向其定期推送具体的营销活动和文案内容；组织维护双11爆款Top10的评价维护。
